Top-down-Ansatz – Erklärung & Definition

Top-down beschreibt beim Investment innerhalb der Wirtschaft das Analysieren von oben hinunter: Hierbei werden zuerst das Branchenumfeld und die Makroökonomie betrachtet, bevor einzelne Betriebe einer Analyse unterzogen werden. In diesem Artikel erfahren Sie, was der Top-down-Ansatz ist.

Top-down-Ansatz bei der Projektplanung

Bei Planung in Top-down gibt ein Auftraggeber Budgets, Inhalte bzw. Termine als Projekt-Rahmen vor, ohne dass zuvor einzelne Details ausgearbeitet wurden. Die Projektplanung kümmert sich um die Strukturierung der groben Vorgaben und dann auf einzelne Werke (Lieferobjekte, Produkte), Kostenpositionen sowie Aktivitäten. Der Vorteil der Vorgehensweise liegt darin, dass eine zielgenaue Planung möglich ist. Ein Nachteil besteht darin, dass die Resultate der Feinplanung den Zielvorgaben widersprechen können und diese Widersprüche nicht einfach zu lösen sind.

Meistens werden entweder die Kosten oder die Terminziele unbeweglich von oben angegeben. Damit diese Ziele erreicht werden, kommt es zu einer entsprechenden Reduktion des Umfangs und der Qualität der Projektleistungen. Eine umfassende Form der Top-down-Planung ist dann gegeben, sobald ein Betrieb Projektportfolio- sowie Programmmanagement betreibt und diese konsequent an der Strategie des Unternehmens ausrichtet. Der Vorstand eines Betriebes weist dann beispielsweise das gesamte Budget von allen Projekten strategischen Töpfen zu – beispielsweise das Marketing oder die Produktentwicklung und steuert so „top-down“ die Projektarbeit-Richtung.

Top-down-Durchführung – Was ist das?

Top-down-Implementierung eines Projekts meint, dass die oberste Managementebene mit dem Umsetzen startet und sich anschließend die unteren Hierarchieebenen der Organisation des Betriebs schrittweise anschließen. Der Ansatz ist typisch für ein Organisationsentwicklungsprojekt. Die Erfahrung zeigt, dass das Einführen eines neuartigen Managementsystems beispielsweise für Qualitätsmanagement oder Projektmanagement, lediglich top-down geschehen kann. So sind die Einbindung und Hilfe des Top-Managements eine unabdingbare Bedingung für die Erhöhung der Projektmanagement-Reife eines Betriebes.

Es gehört zu den originären Aufgaben der Unternehmensleitung, des Portfoliomanagements und des Auftraggebers, den Aufwand, Inhalt sowie Termin eines Projektes festzulegen. Der Top-Down-Ansatz gilt daher als notwendiger Ausgangspunkt für die Projektplanung. Eine vollständige Top-Down-Planung eines Projekts erscheint dagegen fast nicht möglich. Für das Schätzen von Aufwand und Dauer werden die entsprechenden Fachleute hinzugezogen, sodass ebenso ein Informationsfluss von unten nach oben notwendig ist. Innerhalb der Praxis stellt sich deshalb immer wieder die Frage, auf welche Weise eine Top-down-Synergie sowie Bottom-up hergestellt werden kann. Dazu gelten zwei Ansätze als gebräuchlich: Strukturebenen-Definition, bis zu welchen entweder nur Top-Down oder Bottom-Up gültig ist. Es gibt eine Definition für Abstimmungsprozesse im Übergangsbereich zwischen Top-Down sowie Bottom-Up. Wird die unternehmensweite Projektstruktur als Ganzes betrachtet, dann müssen zumindest die strategischen Projektportfoliomanagement-Töpfe top-down definiert sein.

Es ist nicht damit zu rechnen, dass untere Hierarchieebenen die Vorgaben infrage stellen würden. Außerdem gilt es ebenso als sinnvoll, die Programm-Budgets von oben festzulegen. Auf der unteren Ebene der Projektstruktur gibt es hingegen einzelne Vorgänge oder Arbeitsschritte, deren Planung nur bottom-up geschehen kann. Es würde keinerlei Sinn machen, dass ein Projektleiter den Mitarbeiter-Tagesablauf plant. Für den Bereich der Überschneidung von Top-down und Bottom-up, welcher sich von der Vorgangsebene bis hin zur Projektebene erstreckt, werden in der Regel gegenläufige Prozesse der Eskalation sowie Delegation genutzt. Diese Prozesse sind in PRINCE2 explizit für das Projektmanagement definiert: Die jeweils übergeordnete Ebene – beispielsweise der Lenkungsausschuss – gibt der untergeordneten Ebene wie dem Projektleiter Zielwerte sowie Toleranzen vor. Beispielhaft sei hier der Wunschtermin erwähnt, einen frühest- und spätestmöglichen Termin zu nehmen. Eine Ebene verfügt in den vorgegebenen Toleranzen über einen freien Spielraum des Handelns, muss jedoch bei absehbaren Überschreitungen von Toleranzen sofort eskalieren.

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